Nella fase di Pianificazione, un team identifica la natura esatta di un divario di performance, individua il meccanismo alla base di tale divario e progetta una contromisura mirata. Ciò significa raccogliere i dati di riferimento attuali, isolare la causa alla radice e definire l’indicatore che in seguito dimostrerà se l’intervento ha funzionato.
Affrettare questa fase è il motivo più comune per cui gli sforzi di miglioramento si arenano. Senza dati di partenza registrati e un obiettivo quantificato, la successiva fase di Verifica non ha un parametro di riferimento e diventa un’attività basata su supposizioni.
Concetto chiave
Una pianificazione accurata trasforma una frustrazione operativa generica in una dichiarazione del problema quantificata, una causa alla radice verificata e un risultato finale misurabile.
Esempio pratico
Un centro di evasione ordini rileva che il 14% dei resi è dovuto a danni durante il trasporto, individua la causa nella dimensione insufficiente dei cuscini d’aria sulla linea degli articoli fragili e prevede che l’introduzione di inserti in cartone ondulato ridurrà i resi per danni a meno del 3%.
Procedura standard
- 1Dichiarare il divario in termini specifici, osservabili e quantificabili.
- 2Raccogliere dati di riferimento affidabili su un arco temporale rappresentativo.
- 3Analizzare il flusso di lavoro per isolare la causa alla radice primaria.
- 4Definire la contromisura insieme all’obiettivo numerico che deve raggiungere.
- 5Concordare il protocollo di raccolta dati: cosa viene monitorato, da chi e con quale frequenza.
Riepilogo della lezione
- ✓La pianificazione trasforma lamentele vaghe in problemi quantificati supportati dall’analisi delle cause alla radice.
- ✓I dati di riferimento devono essere raccolti prima di introdurre qualsiasi modifica al flusso di lavoro.
- ✓I miglioramenti attesi sono espressi come obiettivi numerici per poter essere verificati oggettivamente.